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¿Cuánto cuesta un CRM para PYMEs en 2026?
Para una PYME de 5-10 empleados, las licencias cuestan entre 1.500 y 3.500€/año más 500-2.000€ de implementación el primer año, unos 5.500-12.500€ a 3 años. Pipedrive Essential parte de 15€/usuario/mes, Zoho Standard de 14€ y HubSpot Starter de 18€, siendo Pipedrive Advanced (29€) mi recomendación más frecuente para ventas puras. Saltarse la implementación provoca abandono del CRM en 6-12 meses.
| CRM | Entrada | Plan intermedio |
|---|---|---|
| HubSpot | 0€ Free / 18€/u/mes Starter | Professional 90€/u/mes |
| Pipedrive | 15€/u/mes Essential | Advanced 29€/u/mes |
| Zoho CRM | 14€/u/mes Standard | Professional 23€/u/mes |
| Monday CRM | 14€/u/mes Basic | Standard 17€/u/mes |
Resumen comparativo 2026
| CRM | Plan inicial PYME | Plan recomendado | Implementación típica |
|---|---|---|---|
| HubSpot | 0 € (Free) o 18 €/u/mes Starter | Professional Hub 90 €/u/mes | 1500-4000 € |
| Pipedrive | 15 €/u/mes Essential | Advanced 29 €/u/mes | 500-2000 € |
| Zoho CRM | 14 €/u/mes Standard | Professional 23 €/u/mes | 1000-3000 € |
| Monday CRM | 14 €/u/mes Basic CRM | Standard 17 €/u/mes | 500-2500 € |
| Salesforce | 25 €/u/mes Starter | Pro 80 €/u/mes | 3000-15000 € |
| Open source (EspoCRM, SuiteCRM) | 0 € (selfhosted) | 0 € + hosting + dev | 2000-8000 € setup |
HubSpot — el CRM que más crece en PYME
HubSpot domina el mercado PYME 2024-2026 por una razón: empieza gratis y crece contigo. Pero la senda de coste sube rápido cuando necesitas funcionalidades avanzadas.
- Free: 0 €. Suficiente para 2-5 personas con ventas simples. Hasta 1M contactos, gestión deals básica, formularios básicos, integración email.
- Starter: 18 €/u/mes. Añade automatizaciones simples y reporting básico.
- Professional Sales Hub: 90 €/u/mes. Workflows avanzados, lead scoring, reporting custom, integración Salesforce-like.
- Enterprise: 150 €/u/mes. AI predictions, predictive lead scoring, jerarquía territorios.
Ideal para: PYME servicios profesionales con marketing automation integrado, equipos crecientes 5-30 personas.
Pipedrive — el más simple para ventas
Pipedrive es lo opuesto a HubSpot: enfoque puro en pipeline de ventas, simplicidad por encima de todo, precio razonable. Sin pretensiones de ser plataforma todo-en-uno.
- Essential: 15 €/u/mes. Pipeline visual, gestión deals, integración email.
- Advanced: 29 €/u/mes. Workflow automation, signature, scheduler.
- Professional: 49 €/u/mes. Custom fields ilimitados, lead scoring, reporting avanzado.
- Power: 64 €/u/mes. Permissions, project management, fórmulas.
Ideal para: equipos de ventas puras (no marketing) en servicios profesionales, B2B, consultorías. Mi recomendación más frecuente para PYMEs del Camp de Tarragona que solo necesitan «un CRM».
Zoho — la opción más barata si ya usas Zoho
Zoho CRM forma parte del ecosistema Zoho (60+ apps). Su mejor encaje: empresas que ya usan Zoho Books, Zoho Mail, Zoho Desk. Integración nativa entre apps.
- Standard: 14 €/u/mes. Pipeline, dashboards, workflows básicos.
- Professional: 23 €/u/mes. Inventory, blueprint workflows, signals.
- Enterprise: 40 €/u/mes. CommandCenter, Zia AI, custom modules.
Ideal para: empresas con Zoho Books o Zoho Mail. Si solo necesitas CRM independiente, Pipedrive o HubSpot suelen ser mejores opciones por UX.
Monday CRM — visual y flexible
Monday es plataforma todo-en-uno (project management + CRM + más). Visual atractivo, muy flexible, curva aprendizaje media. Bueno si tu equipo ya usa Monday para otras cosas.
- Basic CRM: 14 €/u/mes. Pipelines, formularios.
- Standard CRM: 17 €/u/mes. Email integration, fórmulas, dashboards.
- Pro CRM: 28 €/u/mes. Automatizaciones complejas, time tracking, integraciones.
Ideal para: equipos que necesitan CRM + project management combinados, agencias y consultoras.
Alternativas open source — solo si tienes equipo técnico
EspoCRM, SuiteCRM, Vtiger, Odoo CRM. Licencia gratis, pero coste real está en hosting + setup + mantenimiento.
- Hosting: 15-50 €/mes (VPS adecuado)
- Setup inicial: 2000-8000 € (desarrollador o agencia)
- Mantenimiento: 200-800 €/mes si delegas a alguien
- Actualizaciones: tiempo propio
Ideal solo para: empresas con equipo IT propio o muy alto volumen de usuarios donde el SaaS sale carísimo.
Coste total a 3 años (PYME 5 usuarios)
| CRM | Año 1 (licencias + setup) | Años 2-3 (licencias) | Total 3 años |
|---|---|---|---|
| HubSpot Starter | 1080 + 800 = 1880 € | 2160 € | 4040 € |
| HubSpot Pro | 5400 + 2500 = 7900 € | 10800 € | 18700 € |
| Pipedrive Advanced | 1740 + 1000 = 2740 € | 3480 € | 6220 € |
| Zoho Standard | 840 + 1500 = 2340 € | 1680 € | 4020 € |
| Monday Standard | 1020 + 1500 = 2520 € | 2040 € | 4560 € |
| EspoCRM autohospedado | 0 + 4000 setup + 1200 hosting/mant = 5200 € | 2400 € | 7600 € |
Los 5 errores típicos al elegir CRM
- Elegir el más caro «por si acaso»: HubSpot Enterprise para 4 personas es overkill
- NO pagar implementación: licencia + 0 € implementación = abandono en 6 meses
- Importar todos los contactos antes de definir proceso: garbage in, garbage out
- NO formar al equipo: si el equipo no lo usa, da igual el CRM elegido
- Cambiar CRM tras 1 año: migrar CRM cuesta 3000-8000 € + interrupción de ventas
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Preguntas frecuentes
5 users plan medio: 1500-3500 €/año licencias + 500-2000 € implementación primer año. Total 3 años: 5500-12500 €. HubSpot Starter, Pipedrive Advanced y Zoho Standard son las opciones más comunes.
Sí funcional REAL para 2-5 personas con ventas simples. Limitación: te faltan automatizaciones avanzadas y reporting. La «trampa» NO está en el gratis sino en dependencia: cambiar CRM cuesta tiempo después.
5-15 personas ciclo medio-largo: Pipedrive gana simplicidad y precio. HubSpot si necesitas marketing automation. Zoho si ya usas Zoho. Para 1-3 personas técnicos: HubSpot Free + WhatsApp + Calendar suele bastar.
Simple: 500-1500 €. Media (workflows automatizados): 1500-4000 €. Avanzada (migración + integraciones): 4000-12000 €. Pagar licencia sin pagar implementación = abandono en 6-12 meses.
4 escenarios: menos 30 clientes (Excel basta), ciclo venta muy corto (retail), ventas sin proceso definido (primero ordenar), equipo 1-2 con WhatsApp Business + agenda. Primero proceso, luego CRM.
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